Assistenz der Bereichsleitung Personal und Organisation (w/m/d)

In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie die Bereichsleitung Personal und Organisation sowohl bei organisatorischen und koordinativen Aufgaben als auch bei ausgewählten operativen Prozessen der Personalarbeit.

Assistenz und Organisation:

• Eigenständige organisatorische und administrative Unterstützung der Bereichsleitung im Tagesgeschäft, einschließlich der Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen.
• Steuerung des Wiedervorlage- und Nachverfolgungsmanagements sowie Überwachung von Fristen, offenen Vorgängen und erforderlichen Freigaben.
• Planung, Organisation und administrative Abwicklung von Dienstreisen.
• Unterstützung der internen Kommunikation sowie Koordination von Abstimmungen mit internen und externen Schnittstellen.
• Sie nutzen digitale und KI-basierte Werkzeuge sicher und verantwortungsvoll zur Informationsaufbereitung, Texterstellung, Analyse und Unterstützung von Arbeitsprozessen und sind offen für die kontinuierliche Weiterentwicklung Ihrer KI-Kompetenzen.

Personalsachbearbeitung:

• Erstellung und Bearbeitung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Zusatzvereinbarungen sowie weiteren personalrelevanten Dokumenten.
• Koordination und Begleitung des Onboardings neuer Mitarbeitender, einschließlich der organisatorischen Vorbereitung des Eintritts und Abstimmung mit den beteiligten Bereichen.
• Verwaltung und Pflege von Personalakten und Personaldaten unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Vorgaben sowie Überwachung personalrelevanter Fristen.
• Ansprechperson für Mitarbeitende bei organisatorischen und personaladministrativen Fragestellungen sowie Unterstützung administrativer Personalprozesse.
• Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Optimierung interner Prozesse sowie enge Zusammenarbeit mit den Bereichen HR, IT, Finanzen und weiteren Fachbereichen.

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise mit Schwerpunkt Personal, Büromanagement oder Verwaltung, alternativ eine vergleichbare Qualifikation.
• Einschlägige Berufserfahrung in der Personaladministration bzw. Personalsachbearbeitung, idealerweise ergänzt durch Erfahrungen in einer Assistenzfunktion.
• Gute Kenntnisse administrativer Personalprozesse, insbesondere in den Bereichen Vertragserstellung, Personalaktenführung, Onboarding sowie Fristenmanagement.
• Grundkenntnisse im Arbeits-, Personal- und Datenschutzrecht sowie ein ausgesprochen verantwortungsbewusster Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise.
• Hohe Service- und Dienstleistungsorientierung sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie ein sicheres und freundliches Auftreten.
• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und die Fähigkeit, auch bei mehreren gleichzeitig laufenden Vorgängen Prioritäten zu setzen und den Überblick zu behalten.
• Sehr gute Kenntnisse der Microsoft-365-Anwendungen (insbesondere Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint) sowie Offenheit gegenüber digitalen Arbeitsweisen und KI-gestützten Anwendungen.
• Idealerweise Erfahrungen in Verbänden, Kammerorganisationen oder vergleichbaren Organisationen.
• Sehr sichere, stilsichere und fehlerfreie Deutschkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab.

• Modern ausgestatteter Arbeitsplatz im Haus der Deutschen Wirtschaft im Herzen von Berlin
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung
• Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge
• 30 Tage Jahresurlaub
• Zuschuss zum ÖPNV-Ticket
• Vergünstigtes Essen in unserer hausinternen Kantine

Die DIHK ist zertifiziert nach dem Audit „berufundfamilie“.

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